Interne auditing als verbeterinstrument

Uiteenlopende organisaties hebben een kwaliteits-, veiligheid- en/of milieumanagementsysteem ingevoerd volgens (inter)nationale normen en eisen. Daarbij kan gedacht worden aan de ISO 9001 norm voor kwaliteitsmanagement, de ISO 14001 norm voor milieumanagement, het ZKN keurmerk, de verschillende HKZ certificatieschema’s, de NIAZ normen en/of de VGM Checklist Aannemers (VCA). Het beleid en de doelstellingen, de inrichting van de organisatie en de processen zijn daarbij veelal vastgelegd in een (gecombineerd) handboek. Een belangrijk en praktisch instrument om het management(zorg)systeem levend te houden is ‘interne auditing’. 
Door audits bij elkaar af te nemen kunnen collega’s van elkaar leren, een beter inzicht krijgen in hun bijdrage aan het grotere geheel en ‘last but not least’’ concreet werken aan het verbeteren van de bedrijfsvoering en organisatie. 

Een interne audit is een systematisch en onafhankelijk onderzoek om vast te stellen of overeenkomstig de geplande regelingen en normen wordt gewerkt èn of deze op doeltreffende wijze zijn ingevoerd. De resultaten van de interne audits kunnen gebruikt worden om verbeterprogramma’s op te starten. Het afnemen van interne audits vraagt om kennis van zaken, de juiste mentaliteit en het beheersen van interview- en gesprekstechnieken. Een goede audit levert concrete handvatten op tot verbetering en vergroot het kwaliteitsbewustzijn onder de medewerkers.

Enkele aandachtspunten:

  •  Als auditor kom je een dienst verlenen. Wees je daarvan bewust. Je bent geen politieagent die komt vertellen wat er allemaal niet klopt!
  • Een goede voorbereiding is het halve werk. Lees je goed in de materie in en maak vooraf een checklist van onderwerpen en zaken te verifiëren.
  •  Stel de geïnterviewde op zijn/haar gemak. Start met een eenvoudige, open vraag. Praat wel zo lekker.
  • Oordeel niet. Ga ervan uit dat de ander het goed geregeld heeft. 
  • Ga waardevrij het gesprek in. Denk aan een goede mix van gesloten en open vragen. 
  • Kijk waar risico’s en kansen liggen in de breedste zin des woords.
  • Spreek de taal van je gesprekspartner. Een ondernemer denkt bijvoorbeeld meer in termen van kansen, plannen en ambities. De grote lijn is belangrijk. 

Hulp nodig? 

Geregeld organiseren we vanuit Care Associates Nederland voor onze klanten interne auditor trainingen. Daarnaast worden we ook ingeschakeld om interne audits uit te voeren. Het leveren van audits met toegevoegde waarde staat daarbij voorop! 

Neem contact op met Rob Schieman

4 dingen die u moet overwegen bij het selecteren van PROMs

Zo u bent klaar om te beginnen met het verzamelen van patient reported outcome measurements.. maar eerst moet u een aantal belangrijke beslissingen nemen, zoals welke PROMs gaat u gebruiken en wanneer gaat u ze eigenlijk meten? 

Er zijn honderden verschillende soorten vragenlijsten en het selecteren van de juiste kan best lastig zijn. Wij hebben voor u 4 belangrijke punten geïdentificeerd die u in overweging moet nemen wanneer u de gaat kijken welke vragenlijst u wilt gaan gebruiken. 

Generieke vs. Conditie-specifieke vragenlijsten

Er zijn twee belangrijke soorten PROMs: zij die gaan over de algemene gezondheid of zij die conditie-specifiek zijn. De generieke PRO kan worden gebruikt voor alle patiëntengroepen, en zij evalueren zowel het fysieke als emotionele functioneren van de patiënt. De meest gebruikte generieke PROMs zijn de SF-36 en de EQ-5D. Conditie-specifieke PROMs worden gebruikt in een specifieke patiëntenpopulatie, zij richten zich op een ziekte, aandoening en/of lichaamsdeel. Enkele voorbeelden van dit soort vragenlijsten zijn: Hip Disability and Osteoarthritis Outcome Score (HOOS) en de Neck Disability Index (NDI). 

Het beste is om zowel een generieke als een conditie-specifieke vragenlijst te gebruiken wanneer u zorguitkomsten meet. Samen geven zij een goede weergave van hoe de behandeling/operatie zowel de fysieke functie van de patiënt als de algemene gezondheid heeft beïnvloed. Zeker als u ook nog van plan bent de gegevens te gebruiken voor onderzoeksdoeleinden is een combinatie van beiden een absolute must!

Scoresysteem

Dit is het punt waar dingen een beetje rommelig worden. Elke PROM heeft zijn eigen unieke scoresysteem. Het vervelende hieraan is dat sommige vragenlijsten zeggen dat een lage score wenselijk is en bij anderen juist een hogere score goed is. Vaak genoeg is het score algoritme vrij complex en vereist het enig wiskundig inzicht. Dus zorg er daarom voor dat u begrijpt hoe het scoresysteem werkt, en zorg ervoor dat u voldoende tijd vrijmaakt om dit te doen. 

Patiënten populatie

Wanneer u de geschikte PROM kiest, houd dan wel rekening met de patiëntenpopulatie waarvan u data wilt verzamelen, en doe uw huiswerk voordat u beslissingen maakt. Dit is vooral belangrijk wanneer het aankomt op conditie-specifieke vragenlijsten – er zijn namelijk vragenlijsten speciaal ontwikkeld voor actieve, atletische patiënten en andere zijn weer ontwikkeld voor meer oudere, rustigere patiënten. Het zou natuurlijk gek zijn als u aan een 80 jarige patiënt zou vragen hoeveel pijn hij aan zijn knie heeft wanneer hij een sprintje trekt. Wanneer uw team de juiste vragenlijst heeft gevonden zorg er dan voor dat dit de standaard wordt binnen de organisatie, en voorkom dat iedereen verschillende vragenlijsten gaan gebruiken. 

Meetmomenten

Het is verstandig om de meetmomenten te standaardiseren. Ongeacht de patiëntenpopulatie zijn de volgende twee meetmomenten zeer belangrijk: 

  • Voorafgaand de behandeling: zorg ervoor dat patiënten hun PROM invullen voordat ze in behandeling komen, dit is de nulmeting.
  •  Jaarlijks: 1 jaar na de behandeling, ongeacht wat de behandeling was, is een maatstaf die wereldwijd is geaccepteerd. 

Buitenom deze twee musthaves, is er veel waardevolle informatie beschikbaar tussen de pre-op meting en de jaarlijkse meting beschikbaar. Betekenisvolle meetmomenten verschillen per patiëntenpopulatie. 

Wij, Care Associates Nederland, kunnen u helpen met het maken van de juiste beslissingen die passen bij uw organisatie. 

Neem contact op met onze PROMs adviseur Valesca Lefeber

Gepubliceerd op Skipr 'Meten is weten'

We zien een aanzienlijke beweging in het verzamelen van Patient Reported Outcomes (PROs). Maar jammer genoeg wordt er nog niet veel met de waardevolle informatie gedaan. 

Velen geloven dat Patient Reported Outcome Measure (PROMs) ons helpen naar de volgende fase van verbetering gericht op patiëntveiligheid en de effectiviteit van de zorg. Een toenemend aantal van de kwaliteitsmetingen die worden gedaan vormen gestandaardiseerde instrumenten die pijn, functionele status en kwaliteit van leven registreren. Al vele zorgorganisaties zijn begonnen om vragenlijsten over gezondheidsstatus en patiënttevredenheid te integreren in hun dagelijkse werkzaamheden van zorgverlening. Een goede zaak maar best een lastige klus want waar begin je en hoe ga je verder wanneer je eraan bent begonnen?

PROs zijn essentieel om de gehele zorgomgeving te verbeteren, zij geven namelijk inzicht in de dagelijkse zorg en psyche van patiënten die we behandelen. In tegenstelling tot klinische uitkomsten, die gaan over welke zorg is gegeven, geven PROMs ons inzicht in patiëntperspectieven, die vertellen of de behandeling werkelijk effectief is geweest. Dit geeft ons inzicht in wat we kunnen doen om zorg te verbeteren vanuit de behoefte van de patiënt.

Strenge eisen

Het concept value-based healthcare is in opkomst, patiënten spelen een actievere rol in het kiezen van de behandeling die het beste past bij hun verwachtingen en financiële eisen. Klinisch onderzoek dat PROMs omvat wordt een essentieel instrument om aan te tonen dat de zorg voldoet aan de strenge eisen van belanghebbenden in het zorglandschap, neem een voorbeeld aan de zorgverzekeraars, brancheorganisaties, overheid, etcetera. We kunnen redelijkerwijs verwachten dat dit nieuwe paradigma zal leiden tot verbeterde kwaliteit van zorg, lagere zorgkosten en patiënten die langer en gelukkiger leven. Middels PROMs kan de inspectie zo risico gestuurd toezicht houden, de zorgverzekeraar kan kwalitatief goede zorg inkopen en de patiënt een weloverwogen zorgkeuze maken.

Deze visie op de zorg zal in de toekomst werkelijkheid worden, maar helaas zijn er nog enkele obstakels te nemen. Op technologisch vlak is er een groot scala aan systemen en applicaties die real time data vastleggen. Vanuit het organisatorisch standpunt moeten artsen en klinische teams duurzame werkwijzen creëren, voldoen aan de privacy standaarden en redelijke verwachtingen ontwikkelen met betrekking tot het gebruik van data. Ideaal gezien: de PROMs worden onderdeel van de behandeling en klinisch onderzoek en de patiënten begrijpen hoe en waarom de verzamelde data belangrijk is voor hun zorg.

Onmisbare kreet

Enkel het verzamelen van data is echter niet genoeg, het analyse-proces is nog belangrijker. 'Meten is weten' is een onmisbare kreet geworden van managers vandaag de dag. Zorgorganisaties moeten meer met hun data gaan doen en middels data analisten verbanden uit de data naar boven halen die zowel de zorg als de logistiek eromheen gaan veranderen. 

We zien dus dat we de obstakels kunnen overkomen. Het verzamelen van de PRO data wordt immers al gedaan. Nu moeten we nog optimaal gebruik gaan maken van het volledige potentieel van de PROMs. De waarde van data voor een organisatie komt pas tot leven wanneer iedere medewerker inzicht heeft op zijn toegevoegde waarde om de kwaliteit van zorg continu te verbeteren.

Valesca Lefeber
PROMs-adviseur van Care Associates Nederland

 

http://www.skipr.nl/blogs/id2503-meten-is-weten.html